Belege digitalisieren
Ein Foto vom Kassenbon ist schnell gemacht. Eine gute digitale Ablage braucht aber noch ein bisschen mehr Struktur.
Die sieben wichtigsten Regeln
- Original direkt erfassen: Warte nicht bis zum Monatsende.
- Lesbarkeit prüfen: Datum, Betrag und Aussteller müssen erkennbar sein.
- Eine Datei pro Beleg: So bleibt jeder Vorgang eindeutig.
- Dateien sinnvoll benennen: Datum und Lieferant reichen meist aus.
- Beleg und Buchung verknüpfen: Der Zusammenhang muss später nachvollziehbar sein.
- Nichts überschreiben: Korrekturen sollten als neue Version oder Notiz sichtbar bleiben.
- Regelmäßig kontrollieren: Ein kurzer Wochencheck verhindert große Aufräumaktionen.
Mit einem zentralen Posteingang wird aus einzelnen Fotos ein verlässlicher Buchhaltungsprozess. Unklare Belege sollten dabei nicht still verschwinden, sondern zur Prüfung markiert werden.