Datenschutzerklärung

Stand: 31. August 2026

Diese Erklärung informiert nach Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf buchkram.de und in der Buchkram-Anwendung.

1. Verantwortlicher

Buchkram
Woodwunder
Domagkstr. 5
88131 Lindau (Bodensee)
Deutschland
E-Mail: hello@buchkram.de

2. Verarbeitungen, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Aufruf der Website: IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte URL, Referrer sowie Browser- und Geräteangaben zur sicheren Bereitstellung, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Konto und Vertrag: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Verifizierungs- und Sicherheitsdaten, gewählter Tarif sowie Vertragsstatus zur Registrierung, Authentifizierung und Vertragserfüllung; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Mandanten- und Buchhaltungsdaten: Unternehmens-, Kontakt-, Steuer-, Bank-, Kunden-, Lieferanten-, Rechnungs-, Beleg-, Buchungs- und Mitarbeiterdaten sowie hochgeladene Dateien zur Bereitstellung der gebuchten Funktionen; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit du Daten anderer Personen einstellst, bist du für eine zulässige Übermittlung verantwortlich.
Abrechnung und Zahlungen: Tarif, Rechnungs- und Zahlungsstatus, Transaktionsreferenzen und erforderliche Kontaktdaten zur Vertragsabwicklung sowie Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten; Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.
Support und E-Mail: Absender, Empfänger, Inhalt, Anhänge und Zustellmetadaten zur Bearbeitung von Anfragen, Zustellung von System- und Vertragsnachrichten und Fehlerbehebung; Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO.
Sicherheits- und Auditdaten: Anmeldeereignisse, Änderungen, API- und Webhook-Metadaten zur Zugriffskontrolle, Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsabwehr; Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO.

Die mit Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben sind für Konto- oder Vertragserstellung erforderlich. Ohne sie können wir die jeweilige Leistung nicht bereitstellen.

3. Hosting und technische Dienstleister

Die Anwendung und ihre Datenbank werden bei Hostinger International Ltd. auf Systemen innerhalb der Europäischen Union betrieben. Hostinger verarbeitet dabei insbesondere Server-, Inhalts-, Sicherungs- und Verbindungsdaten als Auftragsverarbeiter. Der E-Mail-Versand erfolgt über die Serverumgebung des Hosters. Empfänger können Daten zusätzlich über ihre eigenen E-Mail-Anbieter verarbeiten.

4. Zahlungen über Mollie

Bei Einrichtung oder Zahlung eines Abonnements wirst du zu Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, weitergeleitet. Mollie verarbeitet die von dir dort eingegebenen Zahlungsdaten, Identifikations- und Transaktionsdaten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. An Buchkram werden nur die für Vertragsstatus, Zuordnung und Abrechnung erforderlichen Zahlungsinformationen zurückgemeldet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

5. KI-Funktionen über OpenRouter

Nur wenn du eine KI-Funktion auslöst, übermitteln wir die dafür benötigten Inhalte an OpenRouter, Inc. als Vermittler und an den jeweils ausgewählten Modellanbieter:

Belegerkennung: Beleg-Bild oder PDF einschließlich darin enthaltener Namen, Adressen, Steuerangaben und Beträge zur Extraktion von Buchungsdaten.
Krameen-Assistent: deine Eingabe und der für die Antwort erforderliche Buchhaltungskontext; unnötige Kontaktdaten werden technisch möglichst herausgefiltert.
Konfiguration: Anfragen werden mit der Vorgabe „keine Datensammlung“ und Zero-Data-Retention an kompatible Endpunkte geroutet. Eine eigene Speicherung der Quelldateien bei Buchkram bleibt hiervon unberührt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Nutzung ist freiwillig und die Belegerfassung auch manuell möglich.

Je nach Modell kann eine Verarbeitung außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, nicht ausgeschlossen werden. In diesem Fall erfolgt die Übermittlung nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, etwa aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien. Der konkrete Modellanbieter kann sich aus technischen Gründen ändern.

6. Optionale Shopify-Integration

Wenn ein Kontoinhaber die Shopify-Integration ausdrücklich verbindet, werden Shop-, Bestell-, Kunden-, Zahlungs- und Auszahlungsdaten im gewählten Umfang über die Shopify-Schnittstelle abgerufen und in Buchkram verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verbindung kann in den Einstellungen getrennt werden; gesetzlich aufzubewahrende Buchungsdaten bleiben hiervon unberührt.

7. Technisch erforderliche Speicherungen

Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Social-Media-Tracking-Cookies ein. Für Anmeldung, Sicherheit und die ausdrücklich angeforderte Nutzung werden ein verschlüsseltes Sitzungs-Cookie, ein CSRF-Schutz-Cookie und lokal zwischengespeicherte App-Ressourcen für die Offline-Fehlerseite verwendet. Diese Zugriffe sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG technisch erforderlich; ergänzende Rechtsgrundlage für personenbezogene Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Die Sitzung läuft bei Inaktivität grundsätzlich nach 120 Minuten ab. Browser-Caches kannst du in deinen Browsereinstellungen löschen.

8. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Empfänger sind nur Personen und Dienstleister, die die Daten für Betrieb und Vertrag benötigen: Hosting und E-Mail-Versand, Mollie für Zahlungen, OpenRouter und Modellanbieter bei aktiv genutzten KI-Funktionen sowie Shopify bei aktivierter Integration. Behörden oder Berater erhalten Daten nur bei gesetzlicher Pflicht oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Drittlandübermittlungen erfolgen nur nach den Art. 44 ff. DSGVO.

9. Speicherdauer

Server- und Anwendungsprotokolle werden grundsätzlich 14 Tage gespeichert; sicherheitsrelevante Vorgänge können bis zur Klärung eines Vorfalls länger aufbewahrt werden.
API-, KI-Nutzungs- und Webhook-Metadaten werden grundsätzlich nach 90 Tagen bereinigt.
Verschlüsselte Sicherungen werden grundsätzlich 35 Tage vorgehalten und anschließend automatisiert überschrieben.
Konto- und Vertragsdaten werden für die Vertragsdauer und anschließend nur so lange gespeichert, wie gesetzliche Pflichten oder mögliche Rechtsansprüche dies erfordern.
Bücher, Abschlüsse und Organisationsunterlagen können 10 Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen regelmäßig sechs Jahre aufzubewahren sein (§147 AO, §257 HGB). Fristen können sich im Einzelfall verlängern.
Von Kunden eingestellte Daten werden nach Vertragsende auf Weisung gelöscht oder herausgegeben, soweit keine vereinbarte oder gesetzliche Aufbewahrung entgegensteht. Daten in Sicherungen verschwinden mit deren turnusmäßiger Überschreibung.

10. Automatisierte Entscheidungen

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. KI-Ergebnisse und Buchungsvorschläge können unzutreffend sein und müssen fachlich geprüft werden; Buchkram ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

11. Deine Rechte

Auskunft (Art. 15 DSGVO) und Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft; die Rechtmäßigkeit bis zum Widerruf bleibt unberührt

Wende dich zur Ausübung deiner Rechte an hello@buchkram.de. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz ist regelmäßig das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig: Online-Beschwerde.

12. Sicherheit und Aktualisierung

Wir setzen unter anderem TLS, Passwort-Hashing, verschlüsselte sensible Mandantendaten, rollenbasierte Zugriffe, Mandantentrennung, Rate-Limits, Audit-Protokolle und verschlüsselte tägliche Sicherungen ein. Kein technisches Verfahren bietet absolute Sicherheit. Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich Verarbeitungen oder Rechtslage wesentlich ändern.

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