DATEV-Export vorbereiten: Diese Daten braucht der Steuerberater

Die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung funktioniert am besten, wenn beide Seiten auf dieselben, sauber aufbereiteten Daten zugreifen können. Ein DATEV-Export ist dabei oft der Standardweg, um Buchhaltungsdaten aus Ihrer Software an die Kanzlei zu übergeben. Doch ein Export ist mehr als nur ein Knopfdruck: Damit die Steuerberatung daraus eine korrekte Steuererklärung oder einen Jahresabschluss erstellen kann, müssen Sie die Daten vorher gezielt vorbereiten. Dieser Artikel zeigt Ihnen, welche Informationen wirklich relevant sind und wie Sie typische Fehler vermeiden.

Warum die Datenqualität über den Erfolg entscheidet

Ein DATEV-Export bündelt Buchungsdaten, Stammdaten und Belege in einem Format, das die Steuerberatung direkt in ihre Systeme übernehmen kann. Doch wenn die Daten unvollständig oder fehlerhaft sind, entsteht Mehraufwand – und im schlimmsten Fall drohen Rückfragen oder sogar Korrekturen nach dem Jahresabschluss. Eine sorgfältige Vorbereitung zahlt sich also doppelt aus: Sie sparen Ihrer Kanzlei Zeit und sich selbst mögliche Zusatzkosten.

Die gute Nachricht: Die meisten Buchhaltungsprogramme – auch Buchkram – bieten Schnittstellen oder Exportfunktionen, die einen Großteil der Arbeit abnehmen. Entscheidend ist, dass Sie die richtigen Informationen überhaupt erfassen und pflegen.

Die wichtigsten Stammdaten: Debitoren, Kreditoren und Sachkonten

Bevor Sie einen DATEV-Export erstellen, müssen die Stammdaten in Ihrer Buchhaltungssoftware vollständig und aktuell sein. Dazu gehören:

• Debitoren (Kunden): Name, Anschrift, Umsatzsteuer-ID, Zahlungsbedingungen, ggf. abweichende Lieferadresse.
• Kreditoren (Lieferanten): Name, Anschrift, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, ggf. Skonto-Konditionen.
• Sachkonten: Kontonummern gemäß SKR 03 oder SKR 04, korrekte Bezeichnung und ggf. Steuerschlüssel.

Ein häufiger Stolperstein sind falsche oder fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei Geschäftspartnern im EU-Ausland. Ohne diese Angabe kann die Steuerberatung keine korrekte Zusammenfassende Meldung abgeben. Prüfen Sie daher regelmäßig, ob alle relevanten Daten hinterlegt sind.

Belege vollständig und korrekt erfassen

Der DATEV-Export überträgt nicht nur Zahlen, sondern auch Beleginformationen – meist als Sammelbeleg oder mit Einzelbelegen. Damit die Steuerberatung jeden Vorgang nachvollziehen kann, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Belegdatum: Jede Buchung benötigt ein eindeutiges Belegdatum. Achten Sie darauf, dass Rechnungen und Zahlungen im richtigen Zeitraum gebucht werden.
• Belegnummer: Eine fortlaufende, eindeutige Nummer hilft, Belege später leicht zuzuordnen.
• Beleganhang: Wenn Sie digitale Belege anhängen, stellen Sie sicher, dass diese lesbar und vollständig sind. Bei Rechnungen gehört der komplette Inhalt dazu – nicht nur der Zahlungsbetrag.
• Kontierung: Ordnen Sie jeder Buchung das richtige Sachkonto zu. Bei gemischten Belegen (z. B. einer Hotelrechnung mit Übernachtung und Frühstück) ist eine Aufteilung erforderlich.

Ein konkretes Beispiel: Sie kaufen einen Laptop für 1.200 Euro netto. Die Buchung muss auf das Konto „Büroausstattung“ (SKR 03: 0480) erfolgen, nicht auf „Reparaturen“ oder „Sonstige betriebliche Aufwendungen“. Ein falsch kontierter Beleg führt zu einer falschen Bilanzposition und verursacht Rückfragen.

Steuerliche Angaben: Umsatzsteuer und Vorsteuer korrekt behandeln

Die Umsatzsteuer ist einer der sensibelsten Bereiche in der Buchhaltung. Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Buchung den richtigen Steuersatz verwenden (19 %, 7 % oder 0 % bei steuerfreien Umsätzen) und die Vorsteuer korrekt ausweisen. Bei Auslandsgeschäften gelten besondere Regelungen – etwa die Reverse-Charge-Verfahren bei Leistungen von EU-Unternehmen.

Ein häufiger Fehler: Bei einer Reisekostenabrechnung wird die Vorsteuer aus Bewirtungsbelegen nicht korrekt abgezogen (nur 70 % abzugsfähig). Auch hier ist eine präzise Kontierung notwendig, damit der Export keine falschen Vorsteuerbeträge enthält.

Offene Posten und Zahlungsabgleich

Ein DATEV-Export sollte auch die offenen Posten (OPs) aus Debitoren- und Kreditorenkonten berücksichtigen. Dazu gehören:

• Offene Rechnungen an Kunden, die noch nicht bezahlt wurden.
• Offene Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten.
• Zahlungseingänge und -ausgänge, die bereits abgeglichen sind.

Wenn Sie Ihre Zahlungen regelmäßig mit den OP-Listen abgleichen, vermeiden Sie, dass der Export veraltete oder doppelte Posten enthält. Die Steuerberatung kann auf dieser Basis eine korrekte Saldenbestätigung oder eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen.

DATEV-Export in der Praxis: Vorbereitung und Durchführung

Die konkreten Schritte für einen DATEV-Export hängen von Ihrer Buchhaltungssoftware ab. In den meisten Programmen finden Sie unter „Export“ oder „Schnittstellen“ die Option „DATEV“. Bevor Sie den Export starten, sollten Sie Folgendes prüfen:

1. Buchungszeitraum: Ist der gewünschte Zeitraum (z. B. ein Monat oder ein Quartal) korrekt eingestellt?
2. Kontenrahmen: Verwenden Sie durchgehend den gleichen Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04). Ein Wechsel innerhalb des Zeitraums führt zu Fehlern.
3. Beleganhang: Sind alle Belege digitalisiert und dem jeweiligen Buchungssatz zugeordnet? (Manche Exportformate übertragen Belegbilder separat.)
4. Testlauf: Führen Sie nach Möglichkeit einen Testexport durch und öffnen Sie die Datei in einem Texteditor oder einer Testumgebung, um die Struktur zu prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Freelancer bucht monatlich seine Einnahmen und Ausgaben über ein Online-Banking. Vor dem Export stellt er fest, dass eine private Entnahme (z. B. 500 Euro für den Lebensmitteleinkauf) fälschlich als betriebliche Ausgabe verbucht wurde. Hätte er den Export ohne Korrektur durchgeführt, wäre der Privatanteil nicht als solcher erkennbar gewesen – die Steuerberatung hätte dies später beanstanden müssen.

Typische Fehler vermeiden: Drei Fallstricke im Alltag

• Fehlende Belegnummern: Wenn Sie Rechnungen ohne Nummer erfassen, kann die Steuerberatung diese nicht eindeutig zuordnen. Vergeben Sie daher immer eine fortlaufende Nummer – auch für Eigenbelege.
• Umsatzsteuer falsch gebucht: Beispiel: Sie erhalten eine Rechnung aus einem Drittland (z. B. USA). Hier fällt keine deutsche Umsatzsteuer an, und Sie müssen den Nettobetrag buchen. Ein ungeübter Buchhalter könnte versehentlich 19 % USt. ansetzen.
• Vergessene Kassenbuchführung: Wenn Sie Bargeschäfte haben, muss das Kassenbuch mit dem Export abgestimmt sein. Ein DATEV-Export ohne Kassenbestand führt zu Differenzen in der Bilanz.

Fazit: Sorgfalt spart Zeit und Nerven

Ein gut vorbereiteter DATEV-Export ist das Fundament einer reibungslosen Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung. Wenn Sie Stammdaten, Belege und Steuerangaben sorgfältig pflegen, kann Ihre Kanzlei die Daten direkt übernehmen und sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren – sei es die Erstellung des Jahresabschlusses oder die steuerliche Optimierung. Viele Buchhaltungslösungen wie Buchkram unterstützen Sie dabei, die Daten strukturiert zu erfassen und den Export vorzubereiten. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für die Datenpflege – es zahlt sich aus.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Für konkrete Fragen zu Ihrem DATEV-Export wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.