Eine strukturierte Checkliste für den Monatsabschluss: von Belegen über Kontenabstimmung bis zur Analyse – für Selbstständige und Teams.
Von buchkram-Team
Der Monatsabschluss ist für viele Unternehmen ein notwendiges Übel. Doch wer ihn regelmäßig und strukturiert durchführt, gewinnt nicht nur Kontrolle über die Finanzen, sondern spart sich auch Stress zum Jahresende. Dieser Artikel bietet eine zeitlose Checkliste, die Sie Monat für Monat abarbeiten können – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.
Ein monatlicher Abschluss ist mehr als nur das Buchen von Belegen. Er schafft Transparenz über Einnahmen, Ausgaben und offene Posten. So erkennen Sie frühzeitig, ob Ihr Unternehmen auf Kurs ist oder ob Sie gegensteuern müssen. Zudem erleichtert ein sauberer Monatsabschluss die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Banken und reduziert den Aufwand für den Jahresabschluss erheblich.
Beginnen Sie damit, alle Belege des Monats zu sammeln – von Eingangsrechnungen über Kassenbons bis zu Kontoauszügen. Legen Sie Ordner an, entweder digital oder analog, und sortieren Sie die Belege nach Datum oder Kategorie. So stellen Sie sicher, dass nichts verloren geht und die spätere Zuordnung leichter fällt.
Tipp: Führen Sie ein tägliches oder wöchentliches Belegablage-System ein, anstatt alles auf den Monatsende aufzuheben. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Ein zentraler Schritt ist die Abstimmung der offenen Posten (OPOS). Dazu gehören sowohl offene Kundenrechnungen als auch Lieferantenverbindlichkeiten. Gleichen Sie die OPOS-Listen mit Ihren tatsächlichen Zahlungseingängen und -ausgängen ab. Verfolgen Sie überfällige Rechnungen und klären Sie Unstimmigkeiten, bevor Sie den Abschluss erstellen.
Beispiel: Sie stellen fest, dass eine Kundenrechnung seit 30 Tagen überfällig ist. Nutzen Sie diesen Zeitpunkt für ein Zahlungserinnerungsschreiben oder einen Anruf.
Vergleichen Sie Ihre gebuchten Bankbewegungen mit den Kontoauszügen. Stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen erfasst sind und die Kontostände übereinstimmen. Dasselbe gilt für die Barkasse: Zählen Sie den tatsächlichen Kassenbestand und gleichen Sie ihn mit Ihren Aufzeichnungen ab. Unstimmigkeiten sollten Sie sofort untersuchen und korrigieren.
Hinweis: Nutzen Sie dafür idealerweise eine Buchhaltungssoftware, die Banktransaktionen automatisch importiert und abgleicht. Das minimiert Übertragungsfehler.
Prüfen Sie, ob die Summen Ihrer Nebenbuchhaltungen (z. B. Debitoren, Kreditoren, Anlagen) mit den entsprechenden Sachkonten übereinstimmen. Dazu gehört auch die Abstimmung von Vorsteuer und Umsatzsteuer. Weichen die Zahlen voneinander ab, müssen Sie die Ursache finden und korrigieren, bevor Sie den Monat abschließen.
Praxisbeispiel: Die Summe Ihrer offenen Kundenrechnungen (Debitoren) muss mit dem Saldo des Kontos "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" übereinstimmen.
Bilden Sie Rückstellungen für bekannte, aber noch nicht abgerechnete Aufwendungen, wie etwa ausstehende Rechnungen für Strom oder Telefon. Ebenso sollten Sie periodengerechte Abgrenzungen vornehmen: Erhaltene Anzahlungen oder vorausgezahlte Mieten müssen auf die richtigen Monate verteilt werden. So erhalten Sie eine realistische monatliche Ergebnisermittlung.
Beispiel: Sie zahlen Ihre Kfz-Versicherung einmal jährlich im Januar. Für den Monatsabschluss buchen Sie eine Abgrenzung, sodass jeden Monat ein Zwölftel der Versicherungssumme als Aufwand erscheint.
Kontrollieren Sie, ob alle Anschaffungen des Monats im Anlagevermögen erfasst und die Abschreibungen korrekt berechnet wurden. Achten Sie darauf, dass die Nutzungsdauern und Abschreibungsmethoden den steuerlichen Vorgaben entsprechen. Bei größeren Investitionen kann es sinnvoll sein, die Abschreibung monatlich statt jährlich zu buchen, um eine gleichmäßige Kostenverteilung zu erreichen.
Führen Sie am Ende eine Plausibilitätsprüfung durch: Stimmen die Summen der Soll- und Haben-Seite überein? Sind alle Konten ausgeglichen? Gibt es ungewöhnliche Buchungen, die Sie nicht zuordnen können? Nutzen Sie die Funktionen Ihrer Buchhaltungssoftware, um automatische Prüfungen durchzuführen, z. B. auf fehlende Belege oder unvollständige Buchungen.
Tipp: Erstellen Sie eine Monatsübersicht mit den wichtigsten Kennzahlen (Umsatz, Kosten, Ergebnis) und vergleichen Sie diese mit den Vormonaten. So fallen Abweichungen sofort auf.
Nach erfolgreicher Prüfung sollten Sie den Monatsabschluss dokumentieren. Notieren Sie Besonderheiten, offene Punkte oder getroffene Annahmen. In größeren Teams ist es sinnvoll, eine Freigabe durch eine zweite Person (z. B. den Vorgesetzten oder den Steuerberater) einzuholen. So stellen Sie sicher, dass der Abschluss nachvollziehbar und korrekt ist.
In größeren Unternehmen ist der Monatsabschluss oft arbeitsteilig organisiert. Dennoch gelten die gleichen Prinzipien: klare Zuständigkeiten, feste Termine und einheitliche Prozesse. Nutzen Sie Workflows und Checklisten, die für alle Beteiligten verbindlich sind. Eine Software wie buchkram.de kann dabei helfen, Buchungen zu automatisieren und Abstimmungen zu erleichtern – unabhängig davon, ob Sie allein arbeiten oder ein Team haben.
Ein strukturierter Monatsabschluss ist kein bürokratisches Hindernis, sondern ein wertvolles Steuerungsinstrument. Mit der hier vorgestellten Checkliste schaffen Sie eine wiederholbare Routine, die Ihnen Zeit spart und Sicherheit gibt. Beginnen Sie mit den Schritten, die Ihnen am meisten Unsicherheit bereiten, und bauen Sie den Prozess nach und nach aus. So gewinnen Sie Monat für Monat mehr Kontrolle über Ihre Finanzen – und am Jahresende profitieren Sie von einem reibungslosen Abschluss.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Für konkrete steuerliche Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin.