ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich: Wie sich die beiden E-Rechnungsformate unterscheiden und welches Format zu welchem Rechnungsprozess im Unternehmen passt.
Von buchkram-Team
Wer Rechnungen künftig elektronisch austauschen will, stößt schnell auf zwei Formate: ZUGFeRD und XRechnung. Beide sind in Deutschland verbreitet, erfüllen ähnliche Zwecke und werden häufig in einem Atemzug genannt. Für den eigenen Geschäftsprozess sind sie dennoch nicht austauschbar. Der Unterschied liegt weniger in der Frage, welches Format „besser“ ist, als darin, wie Rechnungen im jeweiligen Unternehmen entstehen, geprüft, weitergeleitet und archiviert werden.
Dieser Beitrag ordnet beide Formate ein, zeigt die strukturellen Unterschiede und hilft dabei, die passende Wahl für typische Rechnungsprozesse zu treffen – vom einzelnen Freelancer bis zum Unternehmen mit mehreren Abteilungen und Standorten.
Beide Formate gehören zur Familie der elektronischen Rechnungen, die maschinenlesbare Daten enthalten. Sie orientieren sich an der europäischen Norm EN 16931, die definiert, welche Informationen eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie diese strukturiert abzubilden sind. Dadurch können Buchhaltungssysteme Rechnungsdaten automatisch einlesen, statt sie manuell zu erfassen.
Gemeinsam ist beiden Formaten außerdem:
Der entscheidende Unterschied liegt in der technischen Verpackung und im vorgesehenen Verwendungszweck.
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Format: Eine PDF-Datei enthält sowohl ein für Menschen lesbares Abbild der Rechnung als auch eine eingebettete XML-Datei mit den strukturierten Daten.
Für viele Unternehmen ist das ein praktischer Vorteil. Wer die Rechnung öffnet, sieht eine gewohnte Rechnung mit Layout, Logo und Positionen. Gleichzeitig kann die Buchhaltungssoftware die eingebetteten Daten auslesen und weiterverarbeiten. Das Format eignet sich damit für Prozesse, in denen Rechnungen nicht ausschließlich maschinell durchlaufen, sondern auch von Menschen gesichtet, freigegeben oder weitergeleitet werden.
Typische Merkmale von ZUGFeRD:
Ein Beispiel: Ein Freelancer stellt einem mittelständischen Kunden eine Rechnung. Der Kunde hat eine Buchhaltung, die XML-Daten einlesen kann, aber die Fachabteilung möchte die Rechnung auch optisch prüfen. Eine ZUGFeRD-Rechnung erfüllt beides – die Fachabteilung sieht das PDF, die Buchhaltung nutzt die strukturierten Daten.
Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format. Sie enthält keine visuelle Darstellung im Sinne eines PDFs, sondern ausschließlich strukturierte Daten. Für die Ansicht braucht es ein Programm, das die XML-Daten entsprechend aufbereitet.
Die XRechnung wurde für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt und ist dort ein etablierter Standard. Sie eignet sich aber ebenso für Unternehmen, die Rechnungen vollständig maschinell verarbeiten wollen.
Typische Merkmale der XRechnung:
Ein Beispiel: Ein Unternehmen rechnet regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern ab und übermittelt Rechnungen über ein Portal. Die Rechnung wird dort automatisch eingelesen, geprüft und weitergeleitet. Eine visuelle Darstellung ist für diesen Prozess nicht erforderlich, weil die Empfängerseite die Daten ohnehin systemseitig verarbeitet.
| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Grundstruktur | PDF mit eingebetteter XML | reines XML |
| Menschlich lesbar | ja, über das PDF | nein, nur über Viewer oder System |
| Typischer Einsatz | Rechnungen, die auch visuell geprüft werden | vollständig automatisierte Rechnungsprozesse |
| Empfänger ohne E-Rechnungs-System | Rechnung bleibt lesbar | nur mit Zusatzwerkzeug lesbar |
| Öffentliche Auftraggeber | je nach Vorgabe möglich | etablierter Standard |
| Eignung für Portale | möglich | häufig vorgesehen |
Diese Gegenüberstellung ist eine Orientierung, keine starre Regel. In der Praxis hängt die Wahl stark davon ab, wie der Rechnungsprozess beim Empfänger organisiert ist.
Die entscheidende Frage ist nicht, welches Format technisch moderner wirkt, sondern welcher Prozess damit abgebildet werden soll. Vier typische Konstellationen helfen bei der Einordnung.
Wer als Einzelperson Rechnungen an sehr unterschiedliche Kunden stellt – vom kleinen Betrieb ohne eigene Buchhaltungssoftware bis zum größeren Unternehmen mit automatisierter Verarbeitung –, braucht ein Format, das möglichst vielen Empfängern gerecht wird. Hier bietet sich ZUGFeRD an, weil die Rechnung visuell lesbar bleibt und trotzdem maschinell verarbeitet werden kann. Wer zusätzlich Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellt, sollte prüfen, ob dort XRechnung verlangt wird.
Sobald mehrere Personen Rechnungen erstellen und freigeben, entstehen Abstimmungsprozesse. Eine Rechnung durchläuft dann mehrere Stationen: Erstellung, interne Prüfung, Freigabe, Versand. In solchen Prozessen ist ein hybrides Format wie ZUGFeRD oft praktisch, weil die Rechnung in jeder Station auch ohne Spezialsoftware gesichtet werden kann. Gleichzeitig kann die Buchhaltung die strukturierten Daten automatisiert weiterverarbeiten.
Wer täglich viele Rechnungen empfängt und diese über ein System einlesen, prüfen und kontieren lässt, profitiert von rein strukturierten Daten. XRechnung eignet sich hier, weil keine zusätzliche visuelle Komponente mitgeführt werden muss und die Verarbeitung durchgängig systemseitig erfolgen kann. Voraussetzung ist, dass die eingesetzte Software das Format zuverlässig verarbeitet und die Prozesse darauf abgestimmt sind.
Wer regelmäßig mit Behörden oder öffentlichen Einrichtungen abrechnet, kommt an der XRechnung in der Regel nicht vorbei, weil diese dort als Standard etabliert ist. In diesem Fall ist es sinnvoll, den Rechnungsprozess so aufzusetzen, dass XRechnungen ohne Medienbruch erzeugt und übermittelt werden können. Für andere Kunden kann parallel ein anderes Format genutzt werden.
In der Praxis werden die wenigsten Unternehmen nur ein einziges Format einsetzen. Wer sowohl Privatkunden als auch öffentliche Auftraggeber bedient, wird beide Formate benötigen. Entscheidend ist, dass die Buchhaltungssoftware beide verarbeiten kann und der Prozess klar regelt, wann welches Format zum Einsatz kommt.
Eine sinnvolle Vorgehensweise:
Eine Buchhaltungssoftware wie buchkram kann dabei als Beispiel für ein System dienen, das Rechnungsdaten strukturiert verarbeitet und den Überblick über verschiedene Formate erleichtert. Entscheidend bleibt, dass die Software zum eigenen Prozess passt – nicht umgekehrt.
Neben der technischen Frage gibt es einige Punkte, die im Alltag den Unterschied machen:
ZUGFeRD und XRechnung sind keine Konkurrenten, sondern Werkzeuge für unterschiedliche Prozesse. ZUGFeRD passt gut zu Rechnungswegen, in denen Menschen Rechnungen sichten und freigeben, während die Daten trotzdem maschinell weiterverarbeitet werden sollen. XRechnung eignet sich für vollständig automatisierte Abläufe und für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern.
Die Wahl sollte sich am eigenen Rechnungsprozess orientieren: Wer empfängt die Rechnungen, wer prüft sie, welche Systeme sind im Einsatz und welche Formate werden von Geschäftspartnern erwartet. Wer diese Fragen beantwortet, findet das passende Format – und kann beide bei Bedarf parallel einsetzen. Einen Überblick über weitere Themen rund um die E-Rechnung finden Sie im Buchkram-Blog.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die individuelle Ausgestaltung Ihrer Rechnungsprozesse wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung oder eine fachkundige Stelle.