So bereiten Sie Ihren DATEV-Export sinnvoll vor: Welche Daten die Steuerberatung braucht, wie Sie Konten abstimmen und typische Fehler vermeiden.
Von buchkram-Team
Die monatliche oder quartalsweise Übergabe der Buchhaltung an die Steuerberatung ist für viele Unternehmen ein wiederkehrender Prozess. Ein sauber vorbereiteter DATEV-Export kann die Zusammenarbeit spürbar erleichtern – nicht weil er schneller geht, sondern weil er weniger Rückfragen und Korrekturen nach sich zieht. Dieser Ratgeber zeigt, welche Daten wirklich relevant sind, wie Sie Ihren Export strukturiert vorbereiten und welche Fehler Sie vermeiden sollten.
Ein DATEV-Export ist kein Selbstzweck. Er ist die Übergabe der betrieblichen Buchhaltung an eine externe Instanz, die daraus Abschlüsse, Steuererklärungen und betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellt. Die Qualität dieser Übergabe entscheidet darüber, wie reibungslos die Zusammenarbeit läuft.
Viele Unternehmen konzentrieren sich ausschließlich auf den technischen Vorgang: Daten auswählen, exportieren, hochladen. Dabei geht es eigentlich um eine inhaltliche Frage: Welche Informationen braucht die Steuerberatung, um ihre Arbeit korrekt und effizient zu erledigen? Wer diese Frage beantwortet, bevor er exportiert, spart sich einen Großteil der typischen Rückfragen.
Die folgenden Abschnitte zeigen, welche Daten in der Regel benötigt werden und wie Sie sie vor dem Export prüfen.
Die genauen Anforderungen unterscheiden sich je nach Kanzlei, Rechtsform und Branche. Einige Grundlagen gelten jedoch für nahezu jede Konstellation.
Diese Liste ist keine Checkliste zum Abhaken, sondern eine Orientierung. Klären Sie mit Ihrer Kanzlei, welche Punkte in Ihrem Fall tatsächlich relevant sind.
Bevor Sie den eigentlichen Export starten, lohnt sich eine kurze Vorprüfung. Die folgenden Schritte haben sich in der Praxis bewährt.
Stellen Sie sicher, dass alle Geschäftsvorfälle des abgeschlossenen Zeitraums erfasst sind. Dazu gehören auch Nachzügler wie spät eingegangene Rechnungen oder Korrekturbuchungen. Ein häufiger Fehler ist der Export eines Monats, in dem noch Belege fehlen, die erst später eintreffen.
Prüfen Sie, ob Ihre Konten mit den Vorgaben der Kanzlei übereinstimmen. Wenn Sie einen anderen Kontenrahmen verwenden als die Kanzlei, sollte das vorab geklärt sein. Unstimmigkeiten führen sonst zu manuellen Anpassungen auf der anderen Seite.
Offene Posten sind für die Steuerberatung besonders wichtig, weil sie Auskunft über die Liquiditätslage geben. Prüfen Sie, ob alle offenen Rechnungen und Verbindlichkeiten korrekt erfasst sind und ob es Doppelungen oder veraltete Einträge gibt.
Eine klare Zuordnung von Belegen zu Buchungen erleichtert die Prüfung. Achten Sie auf eine nachvollziehbare Benennung und Sortierung. Digitale Belegarchive können hier unterstützen, sofern sie konsistent gepflegt werden.
DATEV bietet verschiedene Exportformate. Klären Sie mit Ihrer Kanzlei, welches Format bevorzugt wird und ob bestimmte Einstellungen erforderlich sind. Ein falsches Format kann dazu führen, dass der Import auf der anderen Seite nicht möglich ist.
Fehler beim DATEV-Export sind selten dramatisch, aber sie kosten Zeit – auf beiden Seiten. Die folgenden Punkte tauchen in der Praxis immer wieder auf.
Viele dieser Fehler lassen sich vermeiden, indem Sie vor dem Export eine kurze interne Prüfung durchführen. Ein Vier-Augen-Prinzip kann helfen, insbesondere wenn mehrere Personen an der Buchhaltung beteiligt sind.
Ein einzelner gut vorbereiteter Export ist hilfreich. Entscheidend ist jedoch die dauerhafte Abstimmung. Dazu gehören klare Absprachen zu Fristen, Formaten und Zuständigkeiten. Auch ein regelmäßiger Austausch über wiederkehrende Fragen kann dazu beitragen, dass beide Seiten weniger Zeit mit Klärungen verbringen.
Für wachsende Teams und Unternehmen mit mehreren Gesellschaften kann es sinnvoll sein, den Exportprozess zu standardisieren. Eine einheitliche Kontenlogik, klare Belegrichtlinien und definierte Übergabepunkte erleichtern die Zusammenarbeit – unabhängig davon, ob die Buchhaltung intern oder extern erfolgt.
Softwarelösungen wie buchkram können den Export vorbereiten und die Datenübergabe strukturieren. Entscheidend bleibt jedoch die inhaltliche Qualität der Daten, nicht das Werkzeug allein. Wer den Prozess regelmäßig prüft und anpasst, kann die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung nachhaltig verbessern.
Ein gut vorbereiteter DATEV-Export ist mehr als ein technischer Vorgang. Er setzt voraus, dass die Buchhaltung vollständig, konsistent und nachvollziehbar ist. Wer die Daten der Steuerberatung gezielt aufbereitet, reduziert Rückfragen und schafft eine verlässliche Grundlage für Abschluss und Steuererklärung. Die wichtigsten Schritte sind: Vollständigkeit prüfen, Konten abstimmen, offene Posten kontrollieren, Belege zuordnen und das Exportformat klären. Wer diese Punkte regelmäßig beachtet, macht die Übergabe für beide Seiten einfacher.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung. Für individuelle Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.
Mehr zum Thema Buchhaltung und Zusammenarbeit mit der Steuerberatung finden Sie im buchkram-Blog.