Praktische Checkliste: Welche Pflichtangaben auf Rechnungen stehen müssen – Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Steuerangaben. So prüfen Unternehmen ihre Rechnungen richtig.
Von buchkram-Team
Eine Rechnung ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung, sondern auch ein steuerlich relevantes Dokument. Für den Rechnungsempfänger ist sie die Grundlage für den Vorsteuerabzug – fehlen Angaben, kann das Finanzamt diesen verweigern. Für den Rechnungsaussteller kann eine fehlerhafte Rechnung zu Bußgeldern oder Umsatzsteuernachzahlungen führen. Daher sollten Unternehmen jeder Größe – vom Einzelunternehmer bis zur GmbH – ihre Rechnungen systematisch auf Pflichtangaben prüfen, bevor sie den Kunden übermitteln.
Die Vorschriften zu Pflichtangaben sind im Umsatzsteuergesetz verankert. Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von mehr als 250 Euro gelten die vollständigen Anforderungen. Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) reichen vereinfachte Angaben aus – dennoch sollten Sie auch hier die wichtigsten Daten wie Name, Datum, Menge und Steuersatz dokumentieren.
Prüfen Sie jede Rechnung auf folgende Positionen:
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
Tragen Sie den vollständigen Namen (bei Unternehmen Rechtsform) und die ladungsfähige Anschrift ein. Beispiel: „Müller & Co. KG, Marktplatz 3, 10117 Berlin“ und „Friseursalon Schnitt GmbH, Hauptstr. 5, 20251 Hamburg“. Bei Privatkunden genügt der Name und die Anschrift.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Geben Sie die vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer an oder die USt-IdNr., wenn Sie grenzüberschreitend tätig sind. Beispiel: „Steuernummer: 12/345/67890“ oder „USt-IdNr.: DE123456789“.
Rechnungsnummer
Jede Rechnung benötigt eine eindeutige, fortlaufende Nummer. Diese können Sie nach Ihrem eigenen Schema vergeben, z. B. „RE-2026-001“ oder „2026-05-01“. Achten Sie auf Lückenlosigkeit und Eindeutigkeit – doppelte Nummern sind nicht zulässig.
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
Das Datum, an dem die Lieferung oder Dienstleistung erbracht wurde. Bei mehreren Terminen oder einem Zeitraum nennen Sie den Zeitraum („für den Monat Juli 2026“). Bei Anzahlungen reicht das Datum der Zahlung.
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
Beschreiben Sie die Leistung präzise. Statt „Beratung“ besser „Strategieberatung für Digitalisierungsprojekt, 8 Stunden à 150 €“. Der Kunde und das Finanzamt müssen nachvollziehen können, was abgerechnet wird.
Entgelt und Steuerbetrag
Weisen Sie das Nettoentgelt, den angewandten Steuersatz und den Steuerbetrag gesondert aus. Beispiel: „Nettobetrag: 2.500,00 €, 19 % USt: 475,00 €, Bruttobetrag: 2.975,00 €“. Hinweis: Bei Kleinunternehmern entfällt der Steuerausweis (siehe unten).
Hinweis auf Steuerbefreiung
Wenn die Leistung umsatzsteuerfrei ist (z. B. innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhrlieferung), muss ein entsprechender Vermerk auf der Rechnung stehen. Formulierung: „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß §4 Nr. 1 UStG“.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem Sie die Rechnung erstellen. Dieses kann vom Leistungsdatum abweichen – etwa wenn Sie die Rechnung erst am Monatsende ausstellen.
Vorsteuerabzug – Hinweis nicht zwingend, aber wichtig
Auch wenn es kein separates Pflichtfeld ist: Für den Rechnungsempfänger muss ersichtlich sein, dass er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist – das ergibt sich aus den korrekt angegebenen Daten. Fehlt auch nur eine Angabe, kann der Empfänger die Vorsteuer nicht geltend machen.
Eine praktische Merkhilfe ist das Akronym Rechnungsnummer, Steuernummer, Datum, Entgelt, Name/Anschrift, USt-IdNr., Menge, Steuerbetrag, Ausstellungsdatum.
Nicht jede Rechnung gleicht der anderen. Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Auf der Rechnung muss stehen: „Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß §19 UStG“. Bei der Differenzbesteuerung oder bei Reiseleistungen gelten abweichende Regelungen. Auch bei Anzahlungsrechnungen, Gutschriften oder Rechnungskorrekturen sind besondere Angaben erforderlich – etwa ein Verweis auf die ursprüngliche Rechnung. Informieren Sie sich vorab über die für Ihre Branche geltenden Vorschriften oder fragen Sie Ihren Steuerberater.
Mit einer Buchhaltungssoftware wie buchkram wird die Einhaltung der Pflichtangaben zum Kinderspiel. Die Software übernimmt Ihre Stammdaten, generiert automatisch Rechnungsnummern und berechnet die Steuer korrekt – je nachdem, ob Sie den Regelsteuersatz, den ermäßigten Satz oder die Kleinunternehmerregelung anwenden. Zudem können Sie Rechnungen vor dem Druck oder Versand noch einmal manuell prüfen lassen. Für größere Teams lassen sich Freigabeprozesse einrichten, sodass jeder Beleg vor der endgültigen Ausgabe von einer zweiten Person kontrolliert wird. Das reduziert das Risiko von Formfehlern erheblich.
Selbst mit den besten Vorsätzen schleichen sich manchmal Fehler ein. Die häufigsten sind:
Eine einfache Lösung: Erstellen Sie eine interne Checkliste und lassen Sie jede Rechnung vor dem Versand von einer Kollegin oder einem Kollegen gegenlesen. Noch besser: Nutzen Sie eine Software, die bereits beim Erstellen auf fehlende Angaben hinweist.
Die Pflichtangaben auf Rechnungen sind klar definiert und sollten von jedem Unternehmen konsequent beachtet werden. Mit einer systematischen Prüfung – entweder händisch oder durch Ihre Buchhaltungssoftware – vermeiden Sie formale Mängel und sichern Ihren Kunden den Vorsteuerabzug. Weitere hilfreiche Beiträge zum Thema Buchhaltung und Rechnungslegung finden Sie in unserem Blog.
Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine professionelle steuerliche Beratung. Bei individuellen Fragen zu Ihren Rechnungspflichten wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.