Erfahren Sie, wann ZUGFeRD oder XRechnung die richtige Wahl ist – für B2B, B2G oder den Export. Ein praktischer Leitfaden für Ihre Buchhaltung.
Von buchkram-Team
Die Einführung der E-Rechnungspflicht hat viele Unternehmen vor die Frage gestellt: Welches Format soll ich verwenden? ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden gängigsten Standards im deutschsprachigen Raum – doch sie unterscheiden sich grundlegend in Aufbau und Einsatzbereich. Dieser Ratgeber hilft Ihnen, die richtige Wahl für Ihre Geschäftsprozesse zu treffen – egal, ob Sie als Soloselbstständiger, im Mittelstand oder in einem Großunternehmen arbeiten.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format: Es kombiniert eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei. Die XML-Daten folgen der internationalen Norm UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Das PDF ist für Menschen lesbar, das XML für Maschinen. So bleibt die Rechnung für den Empfänger wie gewohnt als PDF nutzbar, während die Daten automatisiert weiterverarbeitet werden können.
XRechnung dagegen ist ein reines XML-Format, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. Es enthält keine visuelle Darstellung. Die Rechnungsdaten werden strukturiert übermittelt und müssen in einem geeigneten Programm angezeigt oder gedruckt werden. XRechnung wird vor allem von der öffentlichen Verwaltung in Deutschland verlangt.
Beide Formate sind konform zur EU-Richtlinie 2014/55/EU und zur deutschen E-Rechnungsverordnung. Sie unterscheiden sich aber in der praktischen Anwendung deutlich.
Wenn Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen – also an Bundesbehörden, Landesbehörden oder Kommunen –, ist XRechnung in den meisten Fällen Pflicht. Seit November 2020 müssen Bund und Länder elektronische Rechnungen empfangen können. Viele öffentliche Stellen akzeptieren ausschließlich XRechnung, manche auch ZUGFeRD, aber XRechnung ist der sichere Standard für den B2G-Bereich.
Ein Beispiel: Ein IT-Dienstleister, der regelmäßig an das Bundesverwaltungsamt liefert, sollte seine Rechnungssoftware auf XRechnung umstellen. Die Rechnungen werden über die zentrale Plattform OZG-RE oder über Landesportale eingereicht. Wer das nicht tut, riskiert Verzögerungen oder die Ablehnung der Rechnung.
Auch für Unternehmen, die ihre Rechnungsdaten vollständig automatisiert weiterverarbeiten möchten – etwa in ERP-Systemen –, kann XRechnung sinnvoll sein. Da das Format rein maschinenlesbar ist, lässt es sich leicht in Workflows integrieren, ohne dass ein PDF geparst werden muss.
ZUGFeRD eignet sich besonders für den B2B-Bereich und für Rechnungen an Verbraucher, auch wenn Verbraucher nicht zur E-Rechnung verpflichtet sind. Der Vorteil liegt auf der Hand: Der Rechnungsempfänger erhält eine gewohnte PDF-Datei, die er öffnen und archivieren kann. Die eingebetteten XML-Daten ermöglichen es dem Empfänger, die Rechnung automatisiert zu erfassen – vorausgesetzt, seine Software unterstützt ZUGFeRD.
Ein typisches Beispiel: Ein Handwerksbetrieb stellt Rechnungen an andere Unternehmen. Viele seiner Kunden sind kleine Betriebe, die noch keine vollautomatisierte Buchhaltung haben. Mit ZUGFeRD können diese Kunden die PDF einfach ausdrucken oder digital ablegen – und die Daten sind trotzdem für eine spätere Automatisierung vorhanden. Das erleichtert die Zusammenarbeit mit heterogenen Empfängern.
ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen: von „BASIC“ für einfache Rechnungen bis hin zu „EXTENDED“ für komplexe Sonderfälle. Für die meisten B2B-Rechnungen reicht das Profil „BASIC“ oder „EN 16931“, das die europäische Norm erfüllt.
| Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | Hybrid (PDF + XML) | Reines XML |
| Lesbarkeit | PDF immer lesbar | Muss in Software angezeigt werden |
| Eignung für B2B | Sehr gut | Möglich, aber oft ungewohnt |
| Eignung für B2G | Eingeschränkt (je nach Stelle) | Pflicht in den meisten Fällen |
| Internationalität | CII-basiert, aber deutscher Standard | EN 16931, europaweit anerkannt |
| Verarbeitung | PDF für Menschen, XML für Maschinen | Nur Maschinen |
Wenn Sie Rechnungen ins Ausland stellen, ist ZUGFeRD oft die pragmatischere Wahl, da es als PDF universell lesbar ist. Viele internationale Geschäftspartner sind mit PDF-Rechnungen vertraut, und die XML-Daten können bei Bedarf extrahiert werden. XRechnung dagegen ist stark auf deutsche und europäische Behörden ausgerichtet. Für den reinen Export in Nicht-EU-Länder ist XRechnung meist irrelevant.
Die Entscheidung hängt von Ihren Geschäftsprozessen ab. Stellen Sie sich folgende Fragen:
In der Praxis nutzen viele Unternehmen beide Formate: XRechnung für den öffentlichen Sektor, ZUGFeRD für den privaten Sektor. Moderne Buchhaltungssoftware – wie beispielsweise buchkram.de – unterstützt oft mehrere Formate, sodass Sie flexibel bleiben.
ZUGFeRD und XRechnung sind keine Konkurrenten, sondern ergänzen sich. XRechnung ist der Standard für den öffentlichen Sektor und für vollautomatisierte Prozesse. ZUGFeRD ist der Allrounder für den B2B-Bereich, der Mensch und Maschine gleichermaßen anspricht. Für die meisten Unternehmen ist es sinnvoll, beide Formate zu beherrschen und je nach Kunde und Auftrag zu wählen. So bleiben Sie flexibel und zukunftssicher aufgestellt.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Wenden Sie sich bei konkreten Fragen an Ihre Steuerberatung oder eine Fachkanzlei.